Portal Bajo.pl poleca:


Zaloguj się
Login

Hasło




» Nie pamiętasz hasła?
» Załóż konto

 
Jak pisać oficjalny list? (Format letter)

JAK PISAĆ LIST OFICJALNY (TZW. FORMAL LETTER)



FORMAT

Listy oficjalne muszą przede wszystkim charakteryzować się właściwym formatem. Chodzi o takie rzeczy, jak na przykład: adresy, pozdrowienia, et cetera et altera. Proszę przeanalizować poniższy list:

                                                                                    Michael Tyson
                                                                                    6 Long Rd.
                                                                                    London XW3 CF
                                                                                    Great Britain

                                                                                    23rd July 2000

The Personnel Manager
Microsoft Co. Ltd.
P.O. Box 384
London NW8 4NL
Great Britain

Dear Sir/Madam,

Referring to your advertisement in the Times of May 22nd I would like to apply for the position of a summer helper at your institution.

I am a 21-year-old Polish student and at present I am studying at a pyro-technical college in London. I have been interested in explosives since I was a little boy and now at college I specialize in nuclear bomb technology. I have studied English for 6 years and I would like to spend some more time in Britain in order to practice my English.

I am an outgoing person and I am convinced that I will get on very well with your customers. I do not mind doing any sort of work including home delivery of your products, disposing nuclear waste, assembling mega-missiles etc. I am prepared to work any hours, ideally in the afternoons and evenings, so that I can attend English classes in the morning. I would be able to begin work on 4th June and continue until the end of my college holidays i.e. 31st of August. I am available for an interview any time on Fridays, Saturdays and Sundays.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,
Michael Tyson
Michael Tyson (Mr.)


W formacie oficjalnego listu najistotniejsze są następujące kwestie:

1. Wasze dane (imię nazwisko i adres) powinny znaleĽć się w prawym górnym rogu;
2. poniżej data;
3. niżej od lewego marginesu służbowy adres osoby lub instytucji, do której piszecie.
4. Adresata pozdrawiamy:
Dear Sir, - jeśli jest mężczyzną
Dear Madam, - jeśli jest kobietą,
Dear Sir/Madam, - jeśli nie wiemy kto zacz,
Dear Sirs, - jeśli piszemy do instytucji i w adresie powyżej nie wspominamy, który pracownik danej instytucji jest adresatem. Aby rozpocząć nasz list w ten sposób, musielibyśmy go zaadresować tak:

Microsoft Co. Ltd.
P.O. Box 384
London NW8 4NL
Great Britain

N.B. Po pozdrowieniu "Dear ....," musi pojawić się przecinek, a nie wykrzyknik, jak to jest często w języku polskim.

5. List składa się z kilku akapitów oddzielonych od siebie jedną linią przerwy.
6. Na końcu stwierdzamy w jakiej formie nasza korespondencja będzie kontynuowana i czego oczekujemy od adresata. W tym przypadku oczekujemy odpowiedzi na naszą ofertę.
7. Pozdrowienie końcowe "Yours faithfully," (z przecinkiem) wraz z podpisem - najlepiej odręcznym, a poniżej drukowanym i skrótem "Mr" Lub "Ms" określającym płeć autora listu może znaleĽć się pod listem po lewej lub prawej stronie.

Z tego wynika, że list oficjalny musi być napisany tak, by z daleka, bez zagłębiania się w treść widać było, że jest to list oficjalny, a nie na przykład notatka do kolegi.

Forma takiego listu zmusza nas do użycia odpowiedniego słownictwa. Dlatego zamiast pisać w pierwszym akapicie; "I am writing about your advertisement..." napisaliśmy: "Referring to your advertisement..."; dlatego też dalej piszemy: "prepared" zamiast "ready", "continue" zamiast "go on", "convinced" zamiast "sure" etc. et al. Słownictwo użyte w liście nazywa się słownictwem formalnym i takiego rodzaju słownictwa należy się starać używać.


Trzeba pamiętać, żeby w liście oficjalnym nie używać skróconych form czasowników: "I'm, I'd, it's..." ani skróconej formy "not": "isn't, aren't...". Zatem po napisaniu listu najlepiej sprawdzić, czy nie ma w nim żadnych niepotrzebnych apostrofów.

TRE¦Ć

Co prawda treść zależy od rodzaju listu, ale zawsze początek i koniec będzie taki sam. W pierwszym akapicie należy wyjaśnić w jakiej sprawie piszecie, a w ostatnim czego oczekujecie od adresata.

Najlepiej, żeby każdy akapit zawierał jedną myśl ujętą w dwóch - trzech zdaniach, czyli niech każdy akapit odpowiada na jedno główne pytanie. Poniżej znajdziecie kilka rodzajów listów oficjalnych i propozycje pytań odnośnie poszczególnych akapitów.

A) LIST MOTYWACYJNY (najczęściej podanie o pracę czyli APPLICATION LETTER)
1. W jakiej sprawie piszesz?
2. Kim jesteś?
3. Dlaczego jesteś najlepszym kandydatem?
4. Jak oni mogą się z Tobą skontaktować?
Ponieważ chcesz uzyskać pracę, odpowiedzi na powyższe pytania powinny zawierać informacje istotne dla Twojego potencjalnego pracodawcy.

B) ZAŻALENIE (najczęściej podanie o zwrot gotówki lub wymianę wadliwego towaru czyli LETTER OF COMPLAINT)
1. Na co składasz skargę?
2. Jakie były okoliczności zajścia czyli kto, co zrobił, komu, od kogo, gdzie, jak i kiedy (najlepiej po kolei i chronologicznie)?
3. Czego oczekujesz?
Nie wolno być niepotrzebnie niegrzecznym ani nieformalnym. Relacjonując rozmowę powinno się używać mowy zależnej zamiast dialogu i pamiętać, że to nie jest opowiadanie!

C) PRO¦BA O POMOC (LETTER OF REQUEST)
1. W jakiej sprawie piszesz?
2. W jakiej sytuacji się znalazłeś?
3. Jakie okoliczności mogą mieć znaczenie dla osoby, do której zwracasz się o pomoc (np. dokładny opis zgubionego przedmiotu, przypuszczalny czas i miejsce zguby)?
4. Czego od nich (określ precyzyjnie!) oczekujesz?
Staraj się opisać wszystko dokładnie i po kolei. Chronologiczne przedstawienie każdej sytuacji jest zawsze najlepsze.

Oczywiście informacje zamieszczone powyżej to tylko propozycje, które można rozszerzyć lub ograniczyć w zależności od tematu i potrzeb, ale trzeba przede wszystkim trzymać się tematu.

ĆWICZENIA

Spróbuj napisać na któryś z zamieszczonych poniżej tematów i daj swoją pracę do sprawdzenia nauczycielowi (120-180 słów jeśli chcesz zdać FCE, 250-350 jeśli chcesz zdać maturę).

      1. You ordered a radio cassette player from Crook Mail Order Company, P.O. 144 London. It worked well until yesterday. Now the play button does not work when you press it. Write a letter of complaint.

      2. You believe that you have left your suitcase on a train. Write to the railway company describing the suitcase and its contents in an attempt to recover it.

      3. You are going to attend an English course in UK. You are supposed to stay with a host family. Write to the family introducing yourself and saying when you arrive.

      4. Write a letter to a magazine complaining about its contents. There is too much sport and international politics and not enough information about local affairs.

      5. You have just read the following small ad in a local newspaper:
English speakers wanted!
Part-time staff needed to greet groups of English tourists on their arrival at the airport and provide information and assistance. Good knowledge of the city + good communication skills in English required. Experience in working with people would be an advantage.
Please apply in writing to the Manager, City Tourist Office.

Write your letter of application to the manager. Do not write any addresses.

      6. A waiter has been rude to your guest. Write a letter to the owner of the restaurant, giving details.

      7. Apply for a summer job in a fitness center in Britain. You will have to reconcile your work with a morning English course.


TOP